Informationen zur Kontolöschung und zu Löschungsanfragen
Diese Seite beschreibt, wie Löschungsanfragen für Gastronauten Suite und Gastronauten Team bearbeitet werden und welche Aufbewahrungsgrenzen sowie rechtlichen Ausnahmen zu beachten sind.
Vor einer Löschungsanfrage
Bitte exportieren Sie alle Daten, Unterlagen oder Nachweise, die Sie weiterhin benötigen, bevor Sie eine Löschungsanfrage stellen. Nach Abschluss der Löschung können nicht aufbewahrungspflichtige Daten unter Umständen nicht mehr wiederhergestellt werden.
Löschung von Business- und Manager-Konten
Löschungsanfragen für Business-Konten können über die Einstellungen in der Gastronauten Suite angestoßen und zusätzlich über den Support begleitet werden.
Für Rückfragen oder wenn der In-App-Prozess im Einzelfall nicht verfügbar ist, kann die Anfrage auch an support@gastronauten-suite.de gerichtet werden.
Aufbewahrung waehrend aktiver Nutzung
Solange der Service aktiv genutzt wird, können betriebs-, kunden-, personal- oder vorgangsbezogene Datensätze im Umfang der Produktnutzung gespeichert bleiben, soweit dies für den Betrieb der Dienste, für Nachvollziehbarkeit, für Support oder für rechtliche Anforderungen erforderlich ist.
Aufbewahrung nach Vertragsende
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses können Daten, die nicht gesetzlich aufbewahrt werden müssen, grundsätzlich noch bis zu sechs Monate gespeichert bleiben, sofern keine frühere Löschung angefragt wird und diese rechtlich zulässig ist.
Bestimmte Datensätze und Nachweise können darüber hinaus aufbewahrt bleiben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Löschungsanfragen für Mitarbeitende
Mitarbeiterkonten und zugehörige Datensätze werden in der Regel durch den jeweiligen Arbeitgeber oder autorisierte Administratoren verwaltet. Löschungsanfragen von Mitarbeitenden sind deshalb regelmäßig über den Business-Kunden oder Arbeitgeber anzustoßen.
Soweit arbeitszeit-, einsatz- oder nachweisbezogene Unterlagen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, können diese nicht zwingend sofort gelöscht werden.
Soll ein archiviertes Mitarbeiterprofil aus dem System entfernt werden, sollte die verantwortliche Manager-Stelle das Profil bei Bedarf zuerst wiederherstellen, erforderliche Arbeitszeit-, Audit- und Rechtsunterlagen exportieren und anschließend über den Archiv-Dialog der Manager-App oder über den Support eine geprüfte Entfernungsanfrage stellen.
Bearbeitung und Abschluss
Löschungsanfragen werden nicht als Sofortlöschung behandelt. Vor Abschluss können Prüfungen zu Berechtigung, offener Vertragsbeziehung, rechtlichen Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsbelangen und betroffenen Datenkategorien erforderlich sein.